베트남 대표사무소 설립절차 및 준비서류, 활동 범위 안내

베트남이 아닌 다른 국가에 본사를 둔 기업의 베트남 대표사무소 설립

베트남 대표사무소의 활동 범위

대표사무소(Foreign Representative Office) 설립 후 활동이 제한적으로 본사 업무연락, 현지 시장조사, 마케팅 홍보, 주문한 거래처 작업현황, 품질 체크 등 본국에 있는 본사의 시장 개척 업무를 보조하기 위해 설립되며, 현지에 법인을 설립하여 운영하는 것과는 달리 법인세, 부가세, 외부 회계감사 의무 등의 과세 대상이 되지 않아 관리 업무 등 운영이 비교적 수월하여 본사의 업무 일부를 현지에서 수행할 수 있는 이점이 있는 반면 수익이 발생하는 일체의 활동이나 대표사무소 명으로 수익이 발생하는 계약, 비즈니스 활동은 할 수 없고, 베트남 외국 투자법에 따라 법인격을 보유하지 못하고 차후 현지법인설립이 필요할 경우 법인으로의 전환도 할 수도 없기에 결정에 있어 심사숙고 하여 결정하셔야 합니다.

대표사무소 소장 및 주재원은 노동허가 면제 대상이 아닌 경우, 베트남에서 노동허가증(워크퍼밋: Work Permit)을 2년 기한으로 발급신청을 할 수 있어 신청 후 노동허가서가 발급 되면 2년 거주증 신청이 가능합니다.

(신청 시 여권 만료 기간이 2년 미만 남아 있을 경우 여권 만료 기간까지)

그리고

대표 사무소는 개인별 세금 식별 번호 등록, 매월 개인 소득세 신고, 결산 보고서 작성 및 제출, 연간 세금 등 개인 소득세(PIT)와 관련된 규정을 준수해야 합니다.

또한 베트남에서의 운영을 위해 자금 세탁 방지법, 세법 및 상법과 같은 관련 규정 등을 준수해야 하며, 특히 대표사무소는 주무관청의 질의나 요청에 응하기 위해 관련된 모든 업무기록을 수집·관리하여야 합니다. 

 

라이선스 유효 기간은 발급일 기준 최대 5년으로 운영 후 연장 할 수 있으며 세무 당국은 각 거래의 합법성과 타당성을 확인하기 위한 검사 절차를 수행합니다.

 

참고로 대표사무소는 베트남 건설 프로젝트에 참여하기 위해 현지법인설립 대신 선택하는 프로젝트 오피스(Project Office:PO) 와는 다른 형태입니다. 

대표사무소 설립절차

1. 서류 준비
2. 대표사무소 설립신청
3. 대표사무소 라이선스 발급(활동 기간 5년: 연장 가능)
4. 직인 등록 및 발급
5. 공표
6. 대표사무소 은행계좌 개설
7. 베트남 직원에 대한 근로계약

대표사무소 라이선스 발급 신청 및 기간

완전한 서류 준비하여 신청 접수 후 약 3주 전후 소요(현실적인 기간)

기간은 영업일 기준 7~10일로 안내 되지만, 실무적이고 현실적인 기간은 3주 전후 예상하여 설립 일정을 잡는 것이 현실적이며 신청 접수는 사업장 임대차계약서를 포함한 모든 신청서류가 완전하게 준비된 후 대표사무소 설립 신청이 가능합니다.

 

베트남 진행(행정) 관련 

변수가 많은 베트남에서의 행정 관행 상 모든 진행은 '현지 전문 변호사'가 서류 작성에서부터 하나하나 직접 작성하고 진행하는 업체에 의뢰 하여야 법리 해석 오류나 내용 불이해로 발생 되는 오류들을 최소화 할 수 있으며, 모든 사안을 실무자(변호사)가 직접 파악하고 있어야 예기치 못한 변수가 발생할 경우 현장에서 바로 대처가 가능하여 설립 기간을 최소화 할 수 있습니다.

대표사무소 설립 준비서류 목록

본사에서 준비 하여야 할 준비서류

01) 법인 등기부 등본: 베트남어 번역공증 + 영사 확인

 -호치민 및 일부 지역은 사업자등록증명원(번역공증 + 영사 확인)으로 가능.
 -대표사무소 설립은 본사의 업력이 1년 이상으로 전년도 재무제표 발급이 가능해야 함.

02) 재무제표 (직전년도): 관할 세무서 발행 표준 재무제표, 베트남어 번역공증 + 영사 확인

위 서류들은 각각 원본 1 부씩(영문 발급본도 베트남어로 번역 공증 영사 확인 필요 )

03) 대표사무소 소장(예정) 여권 베트남어 번역공증+영사확인(한국에서 준비할 경우) 

 - 베트남에 체류 중이면 베트남 공증 사무실에서 간단하게 공증본으로 가능.

03) 대표 사무소 소장의 경력 증명서(한국어 또는 영어로 작성) 베트남어 번역 원본 대조 확인 공증 + 영사 확인

*영사 확인은 한국 외교부 영사확인과 베트남 대사관 영사확인.

*베트남이 아닌 한국(외국)에서 발급 받았거나 작성한 모든 문서는 베트남어 번역/공증 하여야 합니다(영문 번역본 불필요)

05) 대표사무소 소장에 대한 임명장 (한국어 또는 영어로 작성), 원본 대조 확인 베트남어로 번역 공증 + 영사확인(한국 외무부 영사확인/베트남 대사관 영사확인)

06) 베트남 변호사에 대한 위임장

07) 발급 신청서 등..

 

05), 06), 07) 항목은 의뢰인이 제공 한 정보를 바탕으로 베트남 변호사가 양식에 맞추어 작성하여 송부한 후, 한국 본사가 내용 확인 후 서명/날인하여 공증 및 영사확인 등의 절차를 마쳐야 하는 준비서류.

 

베트남 주재 직원이 준비해야 하는 서류

08) 임대차계약서 (또는 가계약)

-호치민의 경우 오피스텔로 정식 등록된 숙소형 아파트 등록 가능하나 임대 계약 전에 등록 요건에 맞는 대상인지 사전에 확인 필수(일반 아파트, 공동 주택 등록 불가)

 

본사 설립 후 1년 이상 경과한 회사라야 베트남 대표사무소 설립이 가능(전년도 재무제표 필요)
(대표 사무소는 법인과 달리 본사의 대표자가 베트남 대표사무소장을 겸할 수 없으며 법인으로의 전환도 불가)
주재원의 베트남 파견 및 상주 이전에 베트남 대표사무소 설립 허가서를 미리 발급 하고자 할 경우, 구비서류 중 임대차 계약서는 비용이 저렴한 소호(가상)오피스에 단기간 임차계약하여 진행 할 수도 있음.

 

베트남 노동 허가증(Work Permit)

 

Tip

영업 사무소(대표사무소와 비슷, 연락업무)
영업 사무소는 고객과의 관계 유지만 전담 하는데, 이를 관계 개선 및 연락 업무라고 한다. 사무실 임대 및 부대 시설 사용을 제외하고, 영업 사무소는 직접 계약을 수행할 수 없다.(베트남 내에서 수익이 발생하는 영업 활동은 할 수 없다.)

대표사무소 라이선스 유효 기간

베트남 대표사무소 허가서의 유효 기간은 발급일로부터 5년으로 명시하고 있으며,  5년 경과 시점에서 대표사무소 설립 허가서 연장을 할 수 있기에 사실상 대표사무소 운영 기간은 제한 받지 않음.

-대표사무소는 1년에 한 번씩 활동 보고서를 작성하여 제출 하여야 함.

 

최종 업데이트 2023.05