비즈니스 상담(Business Meetings) 일반 사항

베트남 바이어와의 접촉 중 가장 중요한 것은 직접 만나서 상담하는 비즈니스 상담이다. 베트남 바이어는 거의 대부분 대면접촉을 통해 수출입 거래를 진행하는 편인데 이는 아직 인터넷 등 인프라가 잘 구축되어 있지 않기 때문이다.
따라서, 처음 미팅이 가장 중요하며 통상적으로 한번 상담으로 거래가 성사되기 보다는 수차례의 상담과 교신을 통해 거래가 이루어지는 경우가 많다. 또한 시장개방을 한 역사가 짧기 때문에 관련 법규정이 잘 정비되어 있지 못하기 때문에 인적 접촉을 통한 관계 설정이 거래 성사에 결정적인 역할을 하므로 이에 대해 신경을 많이 써야 한다.

[최초 상담]
개인적으로 혹은 사절단의 일행으로 수출상담 또는 수입상담을 위해 베트남을 방문할 경우 가장 중요한 것은 세부적인 상담준비를 사전에 철저히 해야 한다는 것이다. 특히 베트남 국영기업과 미팅이 있거나 정부기관, 조합, 협회 등과의 미팅은 사전에 미리 레터를 통해 약속을 하지 않고 베트남에 와서 즉흥적으로 미팅을 가지는 것은 비즈니스 에티켓에 어긋날 뿐 아니라 실제 미팅 약속 성사가 쉽지 않다.
일반 베트남 기업과도 마찬가지인데 일반 민영기업의 경우에도 사전에 한국에서 직접 교신을 통해 미팅약속을 하는 것이 바람직하다. 이 경우 팩스나 이메일을 보내 미팅약속을 하고 회사소개, 제품소개, 방문 또는 미팅목적을 명확히 설명하는 것이 좋다. 이때 회사소개 브로슈어나 카탈로그가 있다면 이를 같이 송부해 주는 것이 좋다. 이는 베트남 바이어가 상대방에 대한 이해를 충분히 하는데 도움을 주기 때문이다 한편 이 단계에서 너무 상세한 내용까지 상담을 진행하지 않는 것이 좋으며 상대방에게 부담이 될 수 있는 부적절한 질문은 삼가는 것이 좋다.

[베트남인의 이름]
베트남에서 이름을 표시할 때 한국과 마찬가지로 성(姓)이 먼저 나오고 그리고 이름이 표기된다. 그러나 일반적으로 베트남에서 이름을 명명할 때에는 성(姓)보다는 마지막 이름을 부르는데 이는 성이 너무 많아 성만으로 구별하기 어렵기 때문이다.
예를 들어, Mr. Tran Viet Dung이라는 바이어의 이름은 성이 Tram(쩐)이지만 보통 Mr. Dung(즁)이라고 부른다. 참고로 베트남의 경우 한국과 마찬가지로 중국어 어원이 70% 이상 되며 성씨의 경우도 중국어를 어원으로 하는 경우가 많은데 Nguyen(응웬)씨가 베트남 전체의 50% 이상인 것으로 알려져 있다.
따라서, 베트남 비즈니스에서 상대편을 바르게 불러주는 것도 비즈니스의 첫걸음에서 중요한 포인트가 된다.

[명함]
베트남 바이어의 경우 구두로 먼저 소개하는 것보다 명함교환을 선호하는 경향이 있다. 명함은 미팅에 참석한 모두에게 나누어주고 인사를 하는 것이 좋은데 이는 베트남의 경우 미팅에 여러 담당자가 같이 참석하는 경우가 많고 사안에 따라 담당자가 달라지므로 참석한 모든 사람과 안면을 익히는 것이 좋다.
상담을 진행할 때에도 특정의 한 사람과만 진행하지 말고 모든 사람을 대상으로 대화를 나누는 것이 좋다.
명함을 줄 때에는 나이 많은 사람 들 순서로 주고 두 손으로 주고 받는 것이 좋다. 이는 베트남도 유교문화권이어서 윗사람에 대한 공경문화가 많이 남아 있기 때문인데 최초에 예의 바른 모습을 보여주는 것이 향후 사업진행에 많은 도움이 될 수 있다. 일부 우리업체의 경우 베트남인에 대한 우월감으로 상담 시에 상당히 무례한 모습을 보이는 경우가 많은데 이는 우리기업에 대한 전체적인 이미지에도 좋지 않을 뿐 아니라 자사의 비즈니스에도 불리하게 작용한다는 점을 명심할 필요가 있다.

[통역]
무역업을 하는 대부분의 베트남 비즈니스맨 들은 영어를 구사할 수 있으나 아직 영어가 능숙하지 못한 바이어들도 상당수 있어 이 경우에는 통역원을 채용하여 상담을 진행할 필요가 있다. 이 때에는 능력 있는 통역원을 채용하는 것이 상담진행에서 가장 중요한 역할을 차지하는데 KOTRA 등 검증된 기관을 통해 통역원을 소개받는 것이 좋으며 상담의 중요도에 따라 통역원을 구하는 것이 좋다. 예를 들어, 수출계약서 조건변경 등과 같이 민감한 내용이 있을 경우에는 베트남인 통역원을 사용하는 것보다 한국인 통역원을 사용 하는 것이 도움이 된다.

2) 비즈니스 의사소통(Business Communication)

[레터]
베트남에서 가장 전통적인 비즈니스 교신방법은 레터를 주고 받는 것이다. 회사를 소개하거나 교신을 할 때 아직도 많은 업체들이 레터를 선호하며 이 경우 타이프로 친 레터보다 직접 쓴 것이 더 친근감을 준다.

[전화]
전화통화는 간단명료하게 하는 것이 좋다. 베트남 바이어의 경우 영어를 할 수는 있으나 능숙하지는 못하기 때문에 전화로 오랫동안 얘기하는 것이 큰 도움이 되지는 않는다. 특히 계약조건이나 민감한 내용은 전화를 통해 이야기하는 것 보다 서류를 통해 전달하는 것이 좋다. 참고로 베트남의 경우 아직 전화요금이 높은 편이어서 베트남 바이어 쪽에서 직접 전화를 걸어오는 것보다 한국 쪽에서 전화를 걸어서 통화를 하는 경우가 많다.

[팩스 또는 이메일(E.MAIL)]
이메일은 아직 베트남에서 보편적인 통신수단이 아니다. 또한 팩스나 이메일은 긴급한 연락을 취할 경우 적절한 수단으로 활용하기 어렵다는 단점이 있다. 베트남의 경우 전화요금이 비싸기 때문에 베트남 측에서 먼저 팩스를 보내주는 것보다 상대편의 회신을 기다리는 경우가 많기 때문에 팩스나 이메일을 보내 놓고 기다리기보다 반드시 확인을 하는 것이 좋다.

3) 문화적 특성(Cultural feather)

[웃음]
베트남 바이어와 거래할 때 한 가지 더 유의해야 할 사항은 베트남 바이어의 웃음이다. 어느 나라나 문화가 다르기 때문에 같은 현상이라도 완전히 다른 의미를 전달할 수가 있는데 웃음 역시 해석이 달라질 수 있다.

① 잘 이해하지 못했을 때 :
베트남 사람의 경우 잘 이해하지 못했을 경우 웃음으로 답을 하는 경우가 많다. 베트남 바이어의 경우 잘 이해하지 못하겠다고 명료하게 말하는 경우가 드물다. 아직 체면을 차리는 문화가 많이 남아 있어 잘 모른다거나 다시 설명해달라고 요청하기보다 그냥 웃으며 지나치는 경우가 많으므로 의사전달이 명확히 되었는지를 확실히 체크해야 한다.

② 당황했을 때 :
또한 당황스러운 상황에 부딪혔을 때 웃음으로 대신하는 경우가 있다. 예를 들어 도로 위에서 접촉사고가 났을 때 가해자인 베트남 사람이 웃는 경우를 목격할 수 있는데 이 때에는 대부분의 외국인 들은 상대방이 재미 있어서 웃는다고 오해하지만 실제로 미안하다는 의미를 가지고 있다.

[근무 시간]
베트남의 근무일은 일반적으로 월요일부터 금요일까지이며 근무시간은 오전7시30분 또는 8시부터 오후 4시30분 또는 5시까지 이다. 그러나 많은 회사들, 특히 민영회사들은 토요일에도 근무를 하고 있는 경우가 많다. 일반적으로 상점의 영업시간은 오전8시부터 오후9시까지로 늦게까지 영업을 하는 편이다.
베트남의 공휴일은 연간8일로 구성된 구정연휴(Tet holiday)가 4일간으로 가장 길며 중요한 휴일이다.
이외에 공휴일은 신정, 해방기념일(4월30일), 노동절(5월1일), 독립기념일(9월2일)이 있다. 유의할 것은 공휴일이 주말과 겹칠 경우 법규에 의해 그 익일을 휴일이 된다는 사실이다. 특히 Tet 기간에는 공식휴일은 4일간이지만 실제로는 10일 정도까지 휴일을 주는 회사가 많으므로 이 시간 비즈니스를 진행하기는 어렵다.

[의사 결정]
“베트남에서 협상자에게 가장 중요한 것은 인내심이다.”
베트남 업체와 수출입거래를 하기 위해서는 인내심이 필요하다. 베트남 바이어의 경우 가격조건 등 계약서 체결 전 모든 내용을 신중히 검토하고 사소한 계약조건을 고치는 데도 많은 시간을 투입하는 편이기 때문이 우리기업 들이 불편함을 호소하는 경우가 많다. 게다가 베트남 기업의 경우 개인기업을 제외하고 대부분의 계약은 단독으로 의사 결정하는 경우는 거의 없고 다른 부서와 협의하여 처리하는 경우가 많아 의사결정이 느린 편이다.

출처:한국전력 하노이