베트남 대표사무소 설립 절차 및 준비서류
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베트남 대표사무소 활동 범위
외국에 본사를 둔 베트남 현지 대표사무소(Foreign Representative Office) 활동은 제한적으로 본사 업무연락, 현지 시장조사, 마케팅 홍보, 주문한 거래처 작업현황, 품질 체크, 본사와의 업무 연락 등 본국에 있는 본사의 시장 개척 업무를 보조하기 위해 설립되며, 현지에 법인을 설립하여 운영하는 것과는 달리 법인세, 부가세, 외부 회계감사 의무 등의 과세 대상이 되지 않아 관리 업무 등 운영이 비교적 수월하게 본사의 업무 일부를 현지에서 수행할 수 있는 이점이 있는 반면 수익이 발생하는 일체의 활동이나 대표사무소 명으로 수익 목적의 계약이나 비즈니스 활동은 할 수 없고, 베트남 외국 투자법에 따라 법인격을 보유하지 못하여 차후 현지법인설립이 필요할 경우 법인으로의 전환도 할 수도 없기에 베트남 진출 일정이나 목적 등에 따라 결정에 있어 심사숙고 하셔야 합니다.
대표사무소 소장 및 주재원은 노동허가 면제 대상이 아닌 경우, 베트남에서 노동허가증(워크퍼밋: Work Permit)을 2년 기한으로 발급신청을 할 수 있어 노동허가서가 발급 되면 2년 거주증 신청이 가능합니다.(직계 가족 동일한 거주 자격 부여)
※ 신청 시 여권 만료 기간이 2년 미만 남아 있을 경우 여권 만료 기간까지.
대표 사무소는 개인별 세금 식별 번호 등록, 매월 개인 소득세 신고, 결산 보고서 작성 및 제출, 연간 세금 등 개인 소득세(PIT)와 관련된 규정을 준수해야 합니다.
또한 베트남에서의 운영을 위해 자금 세탁 방지법, 세법 및 상법과 같은 관련 규정 등을 준수해야 하며, 특히 대표사무소는 주무관청의 질의나 요청에 응하기 위해 관련된 모든 업무기록을 수집·관리하여야 합니다.
라이선스 유효 기간은 발급일 기준 최대 5년으로 운영 후 연장 할 수 있으며 세무 당국은 각 거래의 합법성과 타당성을 확인하기 위한 검사 절차를 수행합니다.
참고로 대표사무소는 베트남 건설 프로젝트에 참여하기 위해 현지법인설립 대신 선택하는 프로젝트 오피스(Project Office:PO) 와는 다릅니다.
베트남 지사설립은
베트남에서는 외국(한국)에 본사를 둔 지사는 금융 기관 등 극히 일부 업종 제외 하고 법률적으로 지사 설립이 가능하나 일반 업종의 경우 현실적으로는 설립이 불가 합니다.
가장 큰 이유는 지사라 하면 회계나 업무가 본사에 종속 되는데 베트남과 한국의 회계 체계나 법률적 용어 해석 등에 있어 상이한 경우가 많아 현실적으로 운영도 불가할뿐더러 일부 업종 이외에는 설립 자체(접수)가 불가 합니다.
따라서 수익이 발생하는 비즈니스(영업), 서비스 제공 등을 위해서는 본사가 투자하는 현지 법인설립을 하여야 하며 이런 경우 대부분 베트남 지사라 칭하고 있으나 이는 서로 다른 독립된 법인이 됩니다.
대표사무소 설립 절차
- 서류 준비
- 대표사무소 설립신청
- 대표사무소 라이선스 발급(활동 기간 5년: 연장 가능)
- 직인 등록 및 발급
- 공표
- 대표사무소 은행계좌 개설
- 베트남 직원에 대한 근로계약
대표사무소 라이선스 발급 신청 및 기간
완전한 서류 준비하여 신청 접수 후 약 3주 전후 소요(현실적인 기간)
기간은 영업일 기준 7~10일로 안내 되지만, 실무적이고 현실적인 기간은 3주 전후 예상하여 설립 일정을 잡는 것이 현실적이며 신청 접수는 사업장 임대차계약서를 포함한 모든 신청서류가 완전하게 준비된 후 대표사무소 설립 신청이 가능합니다.
베트남 진행(행정) 관련
변수가 많은 베트남에서의 행정 관행 상 모든 진행은 '현지 전문 변호사'가 서류 작성에서부터 하나하나 직접 작성하고 진행하는 업체에 의뢰 하여야 법리 해석 오류나 내용 불이해로 발생 되는 오류들을 최소화 할 수 있으며, 모든 사안을 실무자(변호사)가 직접 파악하고 있어야 예기치 못한 변수가 발생할 경우 현장에서 바로 대처가 가능하여 설립 기간을 베트남 일정에 맞출 수 있도록 최소화 할 수 있습니다.
대표사무소 설립 준비서류 목록
준비서류는 등록 지역이나 경우에 따라 추가 서류나 보충 서류를 추가 요청할 수 있기에 미리 준비하시 말고 반드시 전문가의 안내에 따라 준비하는 것이 좋습니다.
본사에서 준비 하여야 할 준비서류
01) 법인 등기부 등본: 베트남어 번역공증 + 영사 확인
-호치민 및 일부 지역은 사업자등록증명원(번역공증 + 영사 확인)으로 가능.
-대표사무소 설립은 본사의 업력이 1년 이상으로 전년도 재무제표 발급이 가능해야 함.
02) 재무제표 (직전년도): 관할 세무서 발행 표준 재무제표, 베트남어 번역공증 + 영사 확인
위 서류들은 각각 원본 1 부씩(영문 발급본도 베트남어로 번역 공증 영사 확인 필요 )
03) 대표사무소 소장(예정) 여권 베트남어 번역공증+영사확인(한국에서 준비할 경우)
- 베트남에 체류 중이면 베트남 공증 사무실에서 간단하게 공증본으로 가능.
03) 대표 사무소 소장의 경력 증명서(한국어 또는 영어로 작성) 베트남어 번역 원본 대조 확인 공증 + 영사 확인
*영사 확인은 한국 외교부 영사확인과 베트남 대사관 영사확인.
*베트남이 아닌 한국(외국)에서 발급 받았거나 작성한 모든 문서는 베트남어 번역/공증 하여야 합니다(영문 번역본 불필요)
05) 대표사무소 소장에 대한 임명장 (한국어 또는 영어로 작성), 원본 대조 확인 베트남어로 번역 공증 + 영사확인(한국 외무부 영사확인/베트남 대사관 영사확인)
06) 베트남 변호사에 대한 위임장
07) 발급 신청서 등..
05), 06), 07) 항목은 의뢰인이 제공 한 정보를 바탕으로 베트남 변호사가 양식에 맞추어 작성하여 송부한 후, 한국 본사가 내용 확인 후 서명/날인하여 공증 및 영사확인 등의 절차를 마쳐야 하는 준비서류.
베트남 주재 직원이 준비해야 하는 서류
08) 임대차계약서 (또는 가계약)
-호치민의 경우 오피스텔로 정식 등록된 숙소형 아파트 등록 가능하나 임대 계약 전에 등록 요건에 맞는 대상인지 사전에 확인 필수(일반 아파트, 공동 주택 등록 불가)
-고정 비용 최소화를 위한 가상오피스 활용 안내
https://www.vinahanin.com/437965
본사 설립 후 1년 이상 경과한 회사라야 베트남 대표사무소 설립이 가능(전년도 재무제표 필요)
(대표 사무소는 법인과 달리 본사의 대표자가 베트남 대표사무소장을 겸할 수 없으며 법인으로의 전환도 불가)
주재원의 베트남 파견 및 상주 이전에 베트남 대표사무소 설립 허가서를 미리 발급 하고자 할 경우, 구비서류 중 임대차 계약서는 비용이 저렴한 소호(가상)오피스에 단기간 임차계약하여 진행 할 수도 있음.
Tip
영업 사무소(대표사무소와 비슷, 연락업무)
영업 사무소는 고객과의 관계 유지만 전담 하는데, 이를 관계 개선 및 연락 업무라고 한다. 사무실 임대 및 부대 시설 사용을 제외하고, 영업 사무소는 직접 계약을 수행할 수 없다.(베트남 내에서 수익이 발생하는 영업 활동은 할 수 없다.)
대표사무소 라이선스 유효 기간
베트남 대표사무소 허가서의 유효 기간은 발급일로부터 5년으로 명시하고 있으며, 5년 경과 시점에서 대표사무소 설립 허가서 연장을 할 수 있기에 사실상 대표사무소 운영 기간은 제한 받지 않음.
-대표사무소는 1년에 한 번씩 활동 보고서를 작성하여 제출 하여야 함.
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